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突破医药仓储管理的难点

日期:2007-5-8 8:03:23 来源:医药经济报

医药流通行业的仓储管理，主要是指以药品的出入库流程为主轴、在库药品的GSP管理与养护为核心的物流管理模式。由于药品关系到人民的生命安全，国家对其有相当严格的法律法规和规定，无论是医药生产企业必须执行的GMP管理标准，还是医药流通企业必须遵守的GSP管理标准，对药品的仓储管理都提出了相当高的要求。

　　从笔者了解的情况看，药品的仓储管理，一般包括药品的入库验收、在库存储、药品养护、分单打印、出库拣货、药品拼箱复核、批号调整等主要作业。由于药品的特殊性、国家对药品批号的严格控制以及医药流通行业的销售订单中小单比较多等特点，药品的仓储管理不但要求作业过程精细，而且也需要有较高水平的信息化系统的支持。可以说，如果没有现代信息技术，医药物流要进行规范化管理，几乎不可能。
　　
　　难点何在
　　
　　大家知道，国家对医药行业的监管越来越严，已经全面实施的GMP、GSP对医药企业的管理提出了更高的要求。对医药流通企业而言，涉及GSP认证的检查项目有100多项，每年的GSP检查对医药流通企业来说是一种机遇，也是一种考验。GSP标准对库房面积、设备设施、管理制度等提出了具体而明确的要求，对于GSP检查不合格的企业，国家采取一票否决制，不允许进入医药行业。而医药企业要进入流通行业，必须有一定实力作为基础。同时，GSP标准对医药流通企业仓库的现场管理也提出了具体要求。

　　GSP标准要求医药流通行业仓储管理有更高的规范。笔者认为，医药流通行业仓储管理的关键是质量管理，主要集中在药品仓储作业的规范性操作、药品的养护工作、库内空调、温湿度仪器的使用和记录等。GSP对医药仓储管理有非常详细的规定，药品从进入库房到离开库房的规范性操作是质量管理的日常体现。由此可见，质量管理的关键其实就是要执行GSP规范。如，按照规定，药品从卸下送货车进入库房等待验收一直到拣货复核离开库房，都不允许接触地面，这就要求企业配备足够的托盘、货架等设施，作业人员不能单纯考虑作业便利性而牺牲作业质量。这就要求医药仓储管理比其他行业的仓储管理需要花费更多的时间、精力来抓作业的规范性。

　　药品批号控制对管理提出了更高要求。药品与其他商品在管理上的不同，就在于同一种药品有多种批号，而国家对药品的批号控制相当严格，要求药品经营企业能准确掌握每一批号药品的进销存。一家年销售额在10亿元左右的药品流通企业经营的药品大概有6000种，而算上同一种药品不同批号的情况则能达到近万种批号的药品，这是药品仓储管理的难点。对同一家药品流通企业而言，同一种药品每批次的进价也可能不一样。如果企业要对药品的价格实行批次管理，那么就必须要有强大的仓储管理软件才能实现。

　　医药物流人才缺乏是医药仓储管理的难点之一。仓储管理涉及质量、物流、信息化、人事、财务等诸多方面，对人才的要求相当高。管理人员必须掌握药品的质量、养护知识，能对在库药品的质量状态进行监控，能与验收养护人员进行完全的配合并开展工作。一般上规模的医药仓库普遍实现了信息化管理，这就要求操作人员会使用信息系统，能够通过系统准确反映库房管理的实际，保证财务帐与商品帐的平衡。我国医药仓库总体上还处于人力作业为主的水平，所以协调一线人员的人事关系是现场管理人员的日常工作。但现在我国既懂医药又懂物流的管理人员太少。人才培养与市场需求之间不太协调。
　　
　　如何突破
　　
　　第一，在硬件建设上，应该选择与企业规模相适应的信息化系统，最大限度地支持业务流程。医药流通企业的信息化系统，必须支持药品的GSP管理，支持企业对大量数据的查询与统计。由于药品的存储是按照一定剂型标准进行的，如果仓库实现了整零分开，系统需要打印从整件库到散件库的移库单和出库单。一般而言，对于这类仓库，建议配置高速打印机，集中打印单据，由专人将单据分配到各整散件库区并进行拣货作业。整零分开后的仓库，其信息系统尤其要支持对散件库区药品的补货作业。

　　如果信息系统功能再强大一些，可以针对药品的价格提供“批次管理”的功能，对每一批次的药品，针对其不同价格要求销售开票员在不同的开票价格范围内进行销售。根据企业的销售习惯，应给保管员提供类似“库存批次锁定”的功能，对有多个批号的药品保管员可以选择其中的几个批号进行库存锁定操作。对已锁定批号的药品，开票员可以看见但却无法销售，这样可以保证仓库内无积压的零头药品，避免库存损失。

　　第二，在软件建设上，实行“整零分开”。所谓药品的“整零分开”，是指凡是整件箱（未拆过箱）药品存储在整件库，凡是零头药品（已经拆箱）都放在专属的散件库区。整散件药品库区都有专职的保管员、发货员、复核员，互不串岗，只从事各自库区内的药品的保管、拣货发放、出库复核工作。要明确整散件库区人员的工作责任，对于上了一定规模的每日中小客户销售订单量占当日销售订单总量40%以上的医药流通企业，就应该在仓库实行药品存储的“整零分开”。

　　而要实行“整零分开”，必须对药品进行合理的剂型划分，既要满足GSP管理要求，也要适当平衡散库区发货员的工作量。一般而言，每位散货发货员管理药品不要超过400个品规。实行“整零分开”后，最大的好处是可以明确药品的责任人，能有效减少药品发货的差错率，实现快速盘点，并且在整件库配合使用重型整货架，有效地提高库房的空间利用率，对药品的仓储管理大有好处。

　　在软件建设上，另一个方面就是要加强制度建设，坚持GSP管理条款。客观地讲，我国仓储行业普遍以体力劳动为主，甚至有些地区的医药仓库，临时工占了库房工作人员的很大比例，工作人员整体上素质比较低，这就要求医药企业更要加强制度建设，以制度来规范仓库的日常管理。一般而言，凡是通过国家GSP认证的医药企业，都是有条件按照GSP要求来作业的，只是不少企业站在成本的角度考虑，在管理上减少了相关环节。医药仓储管理人员应将重点放在药品的剂型划分与货位维护上，用制度来落实日常的移库管理、报损益管理、出入库管理、药品养护管理、发货复核管理等工作。

　　第三，提高员工素质。在我国，医药仓库大多还是以人力作业为主的，因此，加强员工的现场培训很有必要，如对卸货工、发货员、保管员、复核员应该由精通GSP管理标准的质量主管定期进行现场作业培训。对一线作业人员的培训时间不宜过长，每天上班前花30分钟即可。经过质量主管每日对整散件发货员进行现场跟踪培训后，这些人员的工作责任心会大大提高，工作质量也会相应大幅提高。

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